Es gibt viele Möglichkeiten, ein Protokoll für eine Sitzung oder von einem Gespräch zu verfassen. Doch welche Form ist am geeignetsten? Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die gängigsten Protokollformen. Diese variieren im Detailgrad und der Erfassungsebene der Sitzungs- und Gesprächsinhalte.
1. Das ausführliches Protokoll:
Dieses Protokoll umfasst sämtliche Beiträge, Redner, wesentliche Argumente und relevante Beispiele in sinngemäßer Wiedergabe. Es skizziert den Sitzungsverlauf und die Wegpunkte zu den getroffenen Entscheidungen. Abschließend hebt es die Ergebnisse und Beschlüsse deutlich hervor, indem sie als solche gekennzeichnet werden. Diese Art der Protokollführung ist der beste Kompromiss zwischen Aufwand und Beweiskraft und ist zumeist zu empfehlen.
2. Das wörtliches Protokoll:
Hier werden sämtliche Redebeiträge einschließlich Zwischenrufen genau wiedergegeben. Diese Art der wortwörtlichen Erfassung, wie sie bei Bundestagssitzungen oder Gerichtsverhandlungen üblich ist, ist für die tägliche Arbeit der Schwerbehindertenvertretung in der Regel unpraktisch und daher von geringer Bedeutung. Ausnahme: Es müssen Diskussionen und Aussagen wörtlich festgehalten werden, um eine starke Beweiskraft zu erhalten.
3. Das Ergebnisprotokoll:
Neben formalen Details dokumentiert dieses Protokoll ausschließlich die wesentlichen Ergebnisse der Sitzung. Es listet lediglich die Resultate und Beschlüsse auf, ohne den Prozess ihrer Entstehung zu erläutern. Diese Art der Protokollierung eignet sich für einen schnellen Ergebnisbericht an alle Beteiligten.
4. Das Kurzprotokoll:
Dieses Protokoll bietet neben den formalen Angaben lediglich eine prägnante Darstellung der wichtigsten Beiträge während der Besprechung. Es vermeidet explizite Namensnennungen und fasst die Diskussionen allgemein zusammen. Beschlüsse werden jedoch wortgetreu wiedergegeben. Da die Bewertung, welche Beiträge als die wichtigsten gelten, oft subjektiv ist, sind diese Protokolle häufig umstritten. Aus diesem Grund ist diese Protokollform für die Schwerbehindertenvertretung nicht unbedingt zu empfehlen.
Wichtig: Prüfen Sie immer erst, ob es für die jeweiligen Termine gesetzliche oder zuvor festgelegte Protokollvorgaben gibt. Wenn eine solche Vorgabe fehlt, kann der Schriftführer das Wort ‚Protokoll‘ als Zusammenfassung verwenden und für jeden Tagesordnungspunkt individuell entscheiden, welche Protokoll-Form am geeignetsten ist.