Gerade wenn Sie eine größere Versammlung abhalten, ist es notwendig festzuhalten, wer bei der Sitzung anwesend war. Ein einfaches Blatt, auf dem jeder Teilnehmer unterschreibt reicht zwar grundsätzlich aus, allerdings besteht hier die Gefahr, dass man entweder jemanden vergisst oder man die Unterschrift des Unterzeichners nachher nicht mehr lesen kann. Vieles spricht also dafür, eine übersichtliche und deshalb rechtlich sichere Aufstellung von allen Anwesenden zu erstellen.
Erstellen Sie im Vorfeld eine Tabelle!
Stellen Sie den Teilnehmer eine bereits im Vorfeld von Ihnen vorgefertigte Tabelle zur Verfügung, in die sich alle eintragen können. Eine solche Tabelle ist übersichtlicher und ermöglicht eine klarere Dokumentation.
So könnte Ihre Anwesenheitsliste aussehen:
| Schwerbehindertenvertretung von (Firmenname oder Dienststelle) | |||
| Anwesenheitsliste zur (Grund des Treffens) Sitzung vom (Datum) | |||
| Beginn: … | Ende: … | ||
| Teilnehmer | Funktion | Unterschrift | Anwesend von… bis… |
| Marlene Wagner | Schwerbehindertenvertreterin | M. Wagner | 9.00 Uhr bis 13 Uhr |
| Harald Töpfer | stellv. Schwerbehindertenvertreter | Harald Töpfer | 9.00 Uhr bis 13 Uhr |
| Friedhelm Karstens | Integrationsbeauftragter | Friedhelm Karstens | 9.00 Uhr bis 13 Uhr |
| Dr. Peter Gunsen | Betriebsarzt | Dr. Peter Gunsen | 9.00 Uhr bis 11 Uhr |
| Salih Elmab | Arbeitssicherheitsbeauftragter | Salih Elmab | 9.00 Uhr bis 11 Uhr |
| Sarah Winter | Sachverständige Arbeitsschutz | Sarah Winter | 9.00 Uhr bis 11 Uhr |
Diese wichtigen Regeln gelten für die Anwesenheitsliste
Auch für die Anwesenheitsliste müssen Sie und die Teilnehmer gewisse Spielregeln beachten, damit diese Liste auch Beweiskraft entfaltet.
Tipp: Müssen Sie externe Sachverständige einladen, klären Sie mit Ihrem Arbeitsgeber die Kostenübernahme dafür ab. Sofern deren Beitrag der Externen wichtig für Ihre Arbeit ist, ist es auch im Sinne Ihres Arbeitgebers, diese von Experten begutachten zu lassen. Die Anwesenheitsliste dokumentiert dabei die Anwesenheit des Sachverständigen und sollte dessen Rechnung beigefügt werden.
Diese Grundsätze gilt es bei der Nutzung einer Anwesenheitsliste zu beachten:
• Änderungen oder spätere Eintragungen an der Liste können unter Umständen eine Urkundenfälschung sein (gemäß § 267 des Strafgesetzbuches). Achten Sie also akribisch darauf, dass die Liste korrekt ist. Fehler können nur mit Hilfe der Teilnehmer behoben werden.
• Das Verlassen oder erneutes Eintreffen eines Teilnehmers muss von der betroffenen Person selbst dokumentiert werden.
• Falls ein Teilnehmer die Sitzung verlässt, ohne sich auszutragen, sollten der Protokollführer oder Sitzungsleiter den entsprechenden Eintrag in der Anwesenheitsliste vornehmen und dies auch kenntlich machen.
• Die Anwesenheitsliste ist integraler Bestandteil des Protokolls und wird zusammen damit aufbewahrt. Sie dient als Beweis dafür, wer beteiligt war und ist teilweise auch arbeitsrechtlich relevant, um die Teilnahme während der Arbeitszeit zu belegen.
(Stand: März 2024)